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Processo telematico

Sommario

Inquadramento | Notificazioni e comunicazioni telematiche | L'obbligatorietà del processo civile telematico | Il deposito telematico fuori dalle ipotesi dell'art. 16-bis | Il deposito telematico degli atti e dei documenti | La verifica del rispetto dei termini processuali | Che cosa fare se il sistema informatico non funziona? | Che fare se devo depositare un documento cartaceo? | È obbligatorio il deposito di una copia di cortesia? | L'estrazione di copie degli atti e dei documenti presenti nel fascicolo informatico | Le notificazioni telematiche in proprio degli avvocati |

Inquadramento

Il Processo civile telematico (PCT) può essere definito come quell'infrastruttura, normativa e tecnica, che consente agli utenti di depositare con valore legale in via telematica gli atti del processo civile senza accedere fisicamente alla cancelleria purché quegli atti risultino firmati digitalmente e vengano trasmessi all’ufficio giudiziario attraverso il sistema di posta elettronica certificata tramite un punto di accesso che consente, poi, l'accesso al fascicolo informatico.

Il Processo civile telematico consente, inoltre, alla cancelleria di effettuare le notificazioni e comunicazioni in via telematica, ai consulenti tecnici di depositare gli elaborati in via telematica nonché al giudice di redigere i provvedimenti in formato digitale nativo attraverso la propria consolle e depositarli telematicamente presso la cancelleria.

Le norme del processo civile telematico si applicano al processo civile, contenzioso e di volontaria giurisdizione, davanti al Tribunale e alla Corte di appello nonché alle procedure esecutive e prevedono la consultazione dei registri di cancelleria (civile ed esecuzioni) e si estenderanno poi anche al Giudice di pace e alla Corte di Cassazione.

Notificazioni e comunicazioni telematiche

Dopo l'informatizzazione dei registri di cancelleria, quella che possiamo definire come la prima fase del processo civile telematico è stata quella caratterizzata dalla previsione dell'obbligo di eseguire tutte le notificazioni e le comunicazioni per via telematica mediante la posta elettronica certificata previsto dall'art. 4 d.l. 29 dicembre 2009, n. 193 da parte della cancelleria e da parte dell'ufficiale giudiziario (art. 149-bis c.p.c.). A tal fine sono state introdotte alcune modifiche al codice di procedura civile prevedendo che negli atti processuali sia obbligatoria l'indicazione del codice fiscale delle parti e del difensore nonché l'indirizzo di posta elettronica certificata di quest'ultimo da utilizzare come chiave primaria per la loro identificazione al sistema informatico.

L'obbligatorietà del processo civile telematico

Occorre, poi, ricordare alcune date che hanno rappresentato, per così dire, gli spartiacque in ordine all'obbligatorietà del deposito telematico degli atti civili.

La norma principale è senz'altro l'art. 16-bis d.l. n. 179/2012 che aveva previsto che a decorrere dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Norma che, con riferimento alle procedure concorsuali, si applica esclusivamente al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario.

Quanto ai processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile l'obbligatorietà si applica successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione mentre, con riferimento al deposito nei procedimenti di espropriazione forzata della nota di iscrizione a ruolo, essa, a partire dal 31 marzo 2015, ha luogo esclusivamente con modalità  telematica, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

 

TIPOLOGIA DI PROCESSO

TIPOLOGIA DI ATTI/DOCUMENTI

OBBLIGATORIETÀ PCT

Processo civile davanti al Tribunale in primo grado

Atti endoprocessuali

A partire dal 30 giugno 2014

Decreto ingiuntivo (ad eccezione del c.d. decreto ingiuntivo europeo)

Atto introduttivo e documenti  notificazione del decreto ingiuntivo escluso il giudizio di opposizione

A partire dal 30 giugno 2014

Processo esecutivo Libro III c.p.c.

Atti successivi al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione

A partire dal 30 giugno 2014

Processi di espropriazione forzata

Deposito telematico della nota di iscrizione a ruolo unitamente  alle copie conformi degli atti indicati dagli artt. 518 comma 6, 543 comma 4 e 557 comma 2 c.p.c. attestate dal difensore

A partire dal 31 marzo 2015

Procedure concorsuali

Deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario

A partire dal 30 giugno 2014

Processo di appello

Atti endo-processuali

A partire dal 30 giugno 2015

 

Inoltre, il comma 5 dell’art. 16-bis d.l. n. 179/2012 ha previsto la possibilità che il Ministro della giustizia emani uno o più decreti nei quali può individuare i tribunali (ma anche le Corti di appello) nei quali viene anticipato, nei procedimenti civili iniziati prima del 30 giugno 2014 ed anche limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine fissato dalla legge per l'obbligatorietà del deposito telematico.

Ne deriva l'assoluta necessità per gli avvocati di consultare la banca dati dei decreti del Ministero della Giustizia al fine di verificare lo stato dell'arte del PCT presso il Tribunale ove deve essere compiuta l'attività processuale(http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_2_4.wp).

 

 

Il deposito telematico fuori dalle ipotesi dell'art. 16-bis

Peraltro, una delle questioni che si è posta, specialmente dopo l'entrata in vigore dell'art. 16-bis, è stata quella di sapere quale sia il regime giuridico dell'atto introduttivo del giudizio ovvero dell'atto endo-processuale depositato in una causa anteriore al 30 giugno 2014.

Orbene, a tal proposito, si deve registrare che la giurisprudenza si è divisa in ordine all'ammissibilità o no del deposito dell'atto telematico.

L'orientamento maggioritario della giurisprudenza di merito ha ritenuto che, in assenza di uno specifico divieto, il deposito telematico degli atti introduttivi del giudizio nonché degli atti endo processuali relativi ai procedimenti instaurati  prima del 30 giugno 2014, non comporta l'inammissibilità dell'atto telematico. Ed infatti, pur a voler ammettere l'invalidità dell'atto (ovvero del deposito) occorre comunque fare applicazione dei principi generali in materia di nullità degli atti processuali che impediscono, comunque, di pronunciare la nullità di un atto processuale se questo ha raggiunto il suo scopo (come avviene tutte le volte in cui l'atto telematico viene “caricato” sul sistema).

Un orientamento minoritario della giurisprudenza, invece, ha ritenuto che il deposito di un atto in via telematica fuori dalle ipotesi previste dall'art. 16-bis è ammissibile soltanto nei limiti previsti dal decreto dirigenziale che riguarda un certo ufficio giudiziario a norma dell'art. 35 d.m. 44/2011. Conseguentemente, fuori da queste ipotesi, l'atto depositato telematicamente deve considerarsi inammissibile con ogni conseguenza (ad esempio, la comparsa di costituzione in giudizio depositata soltanto telematicamente determina la decadenza della parte dai poteri processuali previsti dall'art. 167 c.p.c.).

 

Orientamenti a confronto

Per i procedimenti instaurati tanto prima che dopo il 30 giugno 2014, è ammissibile il deposito telematico degli atti introduttivi del giudizio, esclusi dal novero degli atti indicati dai primi quattro commi dell'art. 16-bis l. n. 221/2012, posto che ciò che non è previsto non può ritenersi per ciò solo vietato, stante il principio di libertà di forme (art. 121 c.p.c.), e avendosi riguardo al divieto di pronunciare la nullità di un atto del processo se la nullità non è comminata dalla legge, e comunque mai ove risulti accertato che l'atto ha raggiunto lo scopo a cui è destinato (art. 156 c.p.c.). Il ché avviene nel caso di specie dato che l'atto introduttivo telematico è accettato dal cancelliere ed è inserito nel fascicolo di parte e quindi raggiunge il proprio scopo di permettere la presa di contatto tra la parte e l'ufficio giudiziario, di esprimere la difesa della parte e di realizzare il rapporto processuale con la controparte (in termini, Trib. Milano, sez. lav., 19 dicembre 2014, App., decr., 24 dicembre 2014)

Trib. Brescia 7 ottobre 2014

 

Anche dopo l'entrata in vigore del d.l. n. 90/2014, la possibilità di depositare in via telematica un atto introduttivo continua a essere subordinata a specifica previsione autorizzativa contenuta nel decreto emanato dalla Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia ai sensi dell'art. 35 d.m. 21 febbraio 2011, n. 44. In mancanza di tale previsione, considerato quanto statuito dall'art. 16-bis comma 1 d.l. n. 179/2012, l'atto introduttivo depositato telematicamente è invalido. La parte deve essere invitata alla regolarizzazione mediante deposito in forma cartacea, ai fini della corretta instaurazione del procedimento, comunque da ricollegare al deposito telematico già registrato in cancelleria”

Trib. Palermo 20 luglio 2014

 

Nel silenzio dell'art. 16-bis d.l. n. 179/2012, convertito dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221, quanto alle modalità da osservare, a decorrere dal 30 giugno 2014, nei procedimenti civili dinanzi al tribunale, per il deposito degli atti processuali introduttivi, al fine di decidere se l'invio degli atti introduttivi possa avvenire per via telematica, occorre guardare al decreto autorizzativo ex art. 35, comma 1, d.m. n. 44/2011 di cui è destinatario l'ufficio giudiziario. Poiché il decreto di cui è stato destinatario il tribunale di Padova, datato 3 giugno 2014, prevede l'attivazione dei servizi telematici relativamente alle comparse conclusionali e alle memorie di replica, alle memorie autorizzate dal giudice e le memorie ex art. 183 comma 6 c.p.c. per i procedimenti contenziosi civili e del lavoro, è inevitabile ritenere non legittimo l'invio telematico della comparsa di costituzione poiché avvenuto mediante uno strumento di comunicazione privo di valore legale con conseguente declaratoria di inammissibilità dell'atto (in termini anche Trib. Torino 15 luglio 2014; Trib. Foggia 10 aprile 2014; Trib. Pavia, 22 luglio 2014; Trib. Roma, sez. fall., 25 settembre 2014 con riferimento alla domanda di dichiarazione di fallimento)

Trib. Padova 29 agosto 2014

 

 

Da segnalare, poi, che una parte della giurisprudenza ha messo in evidenza come l'art. 16-bis non parli mai di atti introduttivi e di atti endo-processuali bensì del deposito di atti processuali e di documenti «da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite».

Sulla base di questa precisazione, ad esempio, il Trib. Torino con ordinanza del 6 marzo 2015 ha dichiarato l'inammissibilità di un reclamo cautelare depositato in formato cartaceo anziché in via telematica dall'avvocato precedentemente costituito (contra Trib. Asti, ord., 23 marzo 2015).

La distinzione tra atti introduttivi e atti endoprocessuali (nonché le conseguenze sull'ammissibilità del deposito telematico di atti diversi da quelli previsti come obbligatori) è stata superata dall'art. 19 d.l. n. 83/2015 (attualmente in attesa di conversione) poiché ha espressamente previsto che nell'ambito dei procedimenti civili, contenziosi e di volontaria giurisdizione innanzi ai Tribunali e, a decorrere dal 30 giugno 2015, innanzi alle Corti d'Appello è sempre ammesso il deposito telematico dell'atto introduttivo o del primo atto difensivo e dei documenti che si offrono in comunicazione, da parte del difensore o del dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente.

 

 

Il deposito telematico degli atti e dei documenti

Una volta individuati quali sono gli atti e i documenti che devono essere depositati in via telematica dobbiamo esaminare come avviene il deposito. Orbene, attualmente la modalità di deposito degli atti (con riferimento al flussi dall'esterno del sistema giustizia) è fondata sulla logica della posta elettronica certificata.

Il che significa che per il deposito occorrerà che l'utente accreditato all'accesso al dominio giustizia prima di tutto formi un atto in formato PDF senza elementi attivi  ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; senza poter effettuare alcuna scansione di immagini e poi sottoscriverlo con la propria firma digitale.

La presenza di elementi attivi ovvero la realizzazione dell'atto tramite scansione, per la giurisprudenza maggioritaria renderebbe l'atto nullo. Così ha ritenuto, con riferimento alla presenza di collegamenti ipertestuali, Trib. Roma 20 aprile 2015 e, con riferimento alla scansione di immagini, Trib. Livorno 25 luglio 2014 dove si afferma che un atto così realizzato non raggiunge lo scopo di immediata leggibilità da parte di tutti gli utenti. Tuttavia, una parte minoritaria  ha ritenuto che la scansione di immagini integri una mera irregolarità che non può portare alla nullità dell'atto: Trib. Vercelli 4 agosto 2014.

Una volta creato il file PDF (e, soprattutto, verificato con un apposito software l'assenza di elementi attivi nel file) e una volta sottoscritto con firma digitale, l'utente dovrà creare una busta telematica (avente formato .enc) e poi inviarla come allegato ad un messaggio di posta elettronica (o più messaggi nel caso il peso superi quello massimo consentito) avente come oggetto minimo la dizione “deposito” dal proprio indirizzo PEC (precedentemente accreditato al dominio giustizia) all'indirizzo di posta elettronica certificata dell'ufficio giudiziario presso il quale occorre effettuare il deposito.

La verifica del rispetto dei termini processuali

Una volta inviato il messaggio di posta elettronica certificata, nella “posta in arrivo” della casella di posta elettronica del mittente potremo avere (se tutto va a buon fine) quattro messaggi.

Il primo messaggio darà conto dell'avvenuta “Accettazione” del messaggio da parte del gestore della posta elettronica. Il secondo messaggio darà, invece, conto dell'avvenuta “Consegna” del messaggio al dominio giustizia e, come vedremo tra poco, è il più importante (Ricevuta Avvenuta Consegna c.d. RAC). Il terzo messaggio comunicherà l'esito dei controlli automatici mentre il quarto ed ultimo messaggio darà conferma della “Accettazione del deposito” e il suo caricamento nel fascicolo informatico da parte del cancelliere.

Orbene, non vi è dubbio che il secondo messaggio (e, cioè, quello attestante l'avvenuta consegna del messaggio) è quello rilevante al fine di verificare il rispetto dei termini processuali da parte del depositante.

Ed infatti, l'art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012 stabilisce che il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto nel momento in cui viene garantita la ricevuta di avvenuta consegna (RAC) da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia, giacché è tale ricevuta che, secondo la previsione dell'art. 13 d.m. n. 44/2011, attesta la ricezione del documento da parte del dominio giustizia.

Peraltro,il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza.

Del resto ciò èin linea con quanto previsto dall'art. 149-bis, comma 3, c.p.c. secondo cui «la notifica (a mezzo posta elettronica certificata) si intende perfezionata nel momento in cui il gestore rende disponibile il documento informatico nella casella di posta elettronica certificata del destinatario».

Viceversa, è del tutto irrilevante, ai fini della valutazione circa la tempestività, l’eventuale scarto temporale tra il deposito in via telematica, la lavorazione della “busta” da parte della Cancelleria e la messa a disposizione di memorie e documenti poiché a tal fine non può che risultare rilevante il solo momento in cui è materialmente intervenuto il deposito, ossia la consegna della busta contenente costituzione e documenti (Trib. Milano, sez. lav., 31 ottobre 2014, n. 2824).

Peraltro, in un caso, il Trib. Milano, sez. lav., sent., 8 febbraio 2013 ha dichiarato improcedibile (sic!) l'azione proposta perché la cancelleria non aveva messo a disposizione (per difetto del sistema informatico) il ricorso e i documenti allegati alla controparte.

 

In evidenza

Al fine di verificare la tempestività del deposito telematico ci si è chiesti se sia sufficiente che la RAC sia generata entro la fine del giorno di scadenza dell'atto (come prevede l'art. 16-bis d.l. n. 179/2012) oppure sia necessario chela RAC sia generata entro le ore 14 del giorno di scadenza dell'atto (come prevede l'art. 13, comma 3 d.m. n. 44/2011). A favore della prima interpretazione si è pronunciato, in maniera condivisibile, Trib. Milano, sent., 5 marzo 2014 secondo cui «l'art. 16-bis comma 7, d.l. n. 179/2012 deve ritenersi in ogni caso prevalente rispetto alla norma tecnica regolamentare perché è una fonte primaria rispetto a quella tecnica che ha natura secondaria, è in ogni caso temporalmente successiva a quella regolamentare che prevede un limite temporale non autorizzato né previsto da una fonte primaria ed in contrasto con la norma codicistica di carattere generale sopra richiamata che in nessun caso può ritenersi possa essere superata in forza di una norma avente rango inferiore. Ed, infine, la previsione di un limite orario in relazione alla generazione della ricevuta di avvenuta consegna rispetto ad un termine da computarsi a giorni appare anche poco compatibile con la ratio stessa del sistema di deposito telematico degli atti e con i vantaggi che dal sistema stesso dovrebbero derivarne in termini di efficienza e miglior organizzazione del lavoro da parte di tutti gli “utenti” del sistema giustizia»

Che cosa fare se il sistema informatico non funziona?

Nel caso in cui il sistema informatico non dovesse funzionare, il Presidente del Tribunale - dietro istanza di parte - può autorizzare il deposito degli atti con modalità non telematiche quando sussiste una indifferibile urgenza (Trib. Milano 12 gennaio 2015). In ogni caso, laddove il blocco del sistema si sia verificato in coincidenza con lo spirare del termine sarà sempre possibile chiedere, e ottenere, dal giudice la rimessione in termini ex art. 153 comma 2 c.p.c. (Trib. Trento, decr., 30 gennaio 2015).

Che fare se devo depositare un documento cartaceo?

Nell'eventualità in cui la parte si trova nella necessità di dover effettuare un deposito cartaceo (ad esempio perché deve depositare l'originale della scrittura privata ai fini della verificazione) dovrà chiedere l'autorizzazione al giudice per procedere al deposito cartaceo del documento analogico originale. Resta, poi, fermo il potere del giudice di ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti “per ragioni specifiche”.

È obbligatorio il deposito di una copia di cortesia?

No, esso non è obbligatorio e non può essere sanzionato nonostante la previsione di una copia di cortesia sia generalmente prevista dai Protocolli sul processo civile telematico. Infatti, i protocolli non sono dotati di forza cogente (Trib. Torino 15 marzo 2015) ed inoltre, la previsione dell'obbligo di deposito della copia di cortesia si  pone in  insanabile contraddizione con l'informatizzazione del processo sia, con riferimento al profilo della riduzione dei costi (della carta in particolare) che a quello di non dover avere più necessità di accedere fisicamente alle cancellerie. Nonostante ciò occorre ricordare per la vasta eco che ha avuto (e per la successiva presa di posizione del Presidente del Tribunale di Milano) la sentenza del Tribunale di Milano 15 gennaio 2015 che ha sanzionato il comportamento della parte che non aveva depositato la copia di cortesia della memoria conclusiva ai sensi dell'art. 96 comma 3 c.p.c..

L'estrazione di copie degli atti e dei documenti presenti nel fascicolo informatico

In base al comma 9-bis dell'art. 16-bis d.l. n. 179/2012, ad eccezione dei provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all'ordine del giudice, il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche (anche per immagine) degli atti e dei provvedimenti di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici attestandone la conformità delle copie estratti ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.

Le notificazioni telematiche in proprio degli avvocati

Il quadro del Processo civile telematico si completa, infine, con la nuova disciplina delle notificazioni in proprio degli avvocati che possono (e talvolta devono) utilizzare la notificazione a mezzo posta elettronica certificata. A tal fine il d.l. n. 90/2014 ha modificato, semplificandola, la disciplina della l. n. 53/1994 in quanto il difensore (e non il mero domiciliatario) potranno procedere alla notifica telematica senza necessità di previa autorizzazione del Consiglio dell'ordine e senza la previa iscrizione nel Registro cronologico. Sarà quindi sufficiente che l'avvocato disponga di una propria casella di posta elettronica certificata, della firma digitale e dell'indirizzo PEC del destinatario della notificazione estratto da un pubblico registro e che si premuri, ai fini della tempestività della notifica, che la Ricevuta di consegna venga generata entro le ore 21 del giorno di scadenza (altrimenti la notificazione si intenderà effettuata il giorno successivo).

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