Bussola

Stato civile

Sommario

Inquadramento | I registri | Le convivenze di fatto e i contratti di convivenza | Disposizioni di carattere generale | Traduzione e legalizzazione degli atti formati all'estero | Rettifiche e correzioni | Annotazioni | La certificazione |

Inquadramento

Lo Stato civile è una funzione, di competenza statale ma affidata per la gestione ai Comuni, che ha lo scopo di registrare gli eventi che incidono sullo status dei cittadini italiani (residenti in Italia o anche fuori dal territorio nazionale) e dei cittadini stranieri (questi ultimi solo relativamente ai fatti avvenuti sul territorio italiano).

La reggenza dell'Ufficio è primariamente assegnata - nella sua qualità di Ufficiale di governo riconosciutagli dall'art. 50 d.lgs. n. 267/2000 - al Sindaco, il quale può delegare le funzioni innanzitutto a dipendenti che abbiano conseguito l'abilitazione alle funzioni e risultino iscritti nell'elenco pubblico gestito dal Ministero dell'Interno.

 

In evidenza

Art. 1, d.P.R. n. 396/2000

1. Ogni comune ha un Ufficio dello Stato civile.

2. Il sindaco, quale ufficiale del Governo, o chi lo sostituisce a norma di legge, è Ufficiale dello Stato civile.

I registri

Malgrado l'art. 10, d.l. n. 78/2015 abbia previsto l'istituzione di un unico archivio nazionale digitale dello Stato civile, in attesa che diventi operativo, si continuano ad utilizzare i tradizionali registri cartacei primariamente suddivisi per materia: nascita, matrimonio, unioni civili, morte e cittadinanza. Ciascuno di questi registri, inoltre, è ulteriormente suddiviso in parti e serie in base alla tipologia di atti che vi debbono essere registrati, così come previsto dal decr. Min. Interno 27 febbraio 2001 e s.m.i..

 

Suddivisione dei registri degli atti di Stato civile

Atti di cittadinanza

Parte unica

Tutti gli atti si iscrivono o trascrivono in questa parte

Atti di nascita

Parte I - Serie A

Dichiarazioni di nascita ricevute direttamente dall'ufficiale dello stato civile

Parte I - Serie B

Dichiarazioni tardive (rese oltre 10 giorni dalla nascita)

Parte II - Serie A

Trascrizione degli atti delle nascite trasmesse dall'ufficiale dello stato civile nel cui comune sono avvenute occasionalmente

Parte II - Serie B

Iscrizione o trascrizione delle dichiarazioni e degli atti previsti dall'art. 28, comma 1, lettere b), c), d) e dall'art. 32 d.P.R. n. 396/2000

Atti di matrimonio

Parte I

Atti dei matrimoni civili celebrati di fronte all'ufficiale dello stato civile

Parte II - Serie A

Trascrizione degli atti dei matrimoni concordatari o celebrati secondo un culto ammesso nel territorio comunale

Parte II - Serie A

Trascrizione degli atti dei matrimoni concordatari o celebrati secondo un culto ammesso in un altro territorio comunale

Parte II - Serie C

Si trascrivono tutti gli atti relativi ai matrimoni non ricompresi nelle parti e serie precedenti

Atti di unione civile

Parte I

Atti di unione civile costituitesi di fronte all'ufficiale dello stato civile

Parte II

Si trascrivono tutti gli atti relativi alle unioni civili non ricompresi nella parte precedente

Atti di morte

Parte I

Dichiarazioni di morte avvenute in abitazione o in luoghi assimilabili all'abitazione

Parte II - Serie A

Trascrizione degli atti di morte avvenuta in un comune diverso da quello di residenza

Parte II - Serie B

Trascrizione degli atti di morte avvenuta in centri ospedalieri o istituti di cura, nonché delle morti per causa violenta

Parte II - Serie C

Si trascrivono tutti gli atti relativi a decessi non ricompresi nelle parti e serie precedenti

 

I registri dello Stato civile sono tenuti in doppio originale uno dei quali è custodito negli archivi comunali mentre il secondo è destinato, per la sua conservazione, alla Prefettura competente per territorio. Prima del 2001 il secondo esemplare veniva invece trasferito alle Procure presso i Tribunali, dove tutt'oggi restano conservati.

Le convivenze di fatto e i contratti di convivenza

Le coppie che, invece, vorranno tutelarsi accedendo alla forma della convivenza di fatto, nei modi indicati dalla l. n. 76/2016, non dovranno provvedere alla registrazione di un atto di Stato civile. Infatti la convivenza di fatto non ha alcun effetto sullo stato civile dei componenti, i quali manterranno inalterato il proprio Stato libero.

I commi 36, 37 ss. dell'articolo unico della succitata l. n. 76/2016 prevedono che il riconoscimento della convivenza di fatto avvenga mediante registrazione di una dichiarazione presso l'ufficio anagrafe (e non presso l'Ufficio dello Stato civile), che avrà anche il compito di certificare successivamente la condizione dichiarata (Circ. min. n. 7/2016), avendo come primo presupposto l'essere parti di una medesima famiglia anagrafica.

Sarà compito sempre dell'Ufficio anagrafe (e non dello stato civile) anche la registrazione degli eventuali contratti di convivenza che, ai sensi dell'art. 1, comma 50, l. n. 76/2016 i conviventi potranno aver concluso con atto pubblico o scrittura privata con sottoscrizione autenticata da un notaio o da un avvocato, con lo scopo principale di disciplinare i rapporti patrimoniali relativi alla vita in comune. All'ufficio anagrafe competerà certificare tale circostanza: è una novità di assoluto rilievo in quanto, prima dell'entrata in vigore della l. n. 76/2016, la possibilità di scegliere con quale regime patrimoniale gestire la vita di coppia era riservata alle sole coppie legate da vincolo coniugale e la prova documentale di questa scelta era limitata all'estratto di matrimonio (certificazione specifica di stato civile), mentre ora questa opportunità è stata allargata alle coppie di fatto estendendo il dovere di certificazione anche all'ufficiale di anagrafe.

Disposizioni di carattere generale

I primi cinque titoli del regolamento dello Stato civile (d.P.R. n. 396/2000) dettano alcune disposizioni di carattere generale che trovano applicazione nei riguardi di tutte le tipologie di atto e/o dichiarazione rese all'ufficiale dello stato civile.

  • Incompatibilità 

L'Ufficiale dello Stato civile (art. 6) non può ricevere gli atti nei quali intervengano come dichiaranti egli, il coniuge, la persona a lui unita civilmente, i suoi parenti o affini di qualunque grado in linea retta, o fino al secondo grado in linea collaterale. 

  • Rifiuto 

Nel caso in cui l'Ufficiale dello Stato civile ritenga di non poter provvedere all'adempimento di un atto richiestogli, deve formalizzare un rifiuto indicandone per iscritto i motivi (art. 7). Avverso a questo rifiuto l'interessato potrà proporre ricorso al Tribunale territorialmente competente (art. 95).

  • Indirizzo e vigilanza

L'Ufficiale dello Stato civile è tenuto ad uniformarsi alle istruzioni che vengono impartite dal Ministero dell'interno. Gli atti dello stato civile sono redatti secondo le formule e le modalità stabilite con decreto del Ministro dell'Interno (il formulario in uso è quello approvato con decreto del 5 aprile 2002 e successive integrazioni, l'ultima delle quali operata per mezzo del decreto 27 febbraio 2017, a seguito dell'introduzione dell'istituto delle unioni civili).

  • Rappresentanza per procura

In linea generale, se non espressamente prevista la comparizione personale, le parti interessate possono sempre farsi rappresentare da un procuratore speciale individuato con scrittura privata, quando non è espressamente previsto che esso debba risultare da atto pubblico. 

  • Intrascrivibilità degli atti formati all'estero

La trascrizione degli atti formati all'estero può essere rifiutata esclusivamente nel caso in cui siano contrari all'ordine pubblico (art. 18).

Traduzione e legalizzazione degli atti formati all'estero

Per poter essere pienamente validi ed efficaci in Italia, gli atti formati all'estero dovranno essere tradotti in lingua italiana e la traduzione dovrà essere effettuata da un traduttore giurato (in questi casi si tratta di un professionista operante all'estero in Stati in cui esiste un albo professionale dei traduttori, come ad esempio in Brasile), oppure in Italia da una persona che conosce la lingua e che ha provveduto ad asseverare la propria traduzione presso il Tribunale o, ai sensi dell'art. 22 d.P.R.n. 396/2000, da un interprete che attesti, con giuramento reso all'ufficiale dello stato civile, la conformità del testo tradotto all'originale.

Inoltre gli atti dovranno essere legalizzati tranne i casi in cui un accordo o un trattato internazionale ne preveda l'esenzione. La legalizzazione dovrà essere effettuata dalla autorità consolare italiana all'estero o - limitatamente agli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja, 5 ottobre 1961, che prevede la forma semplificata dell'apostille - dalle autorità straniere individuate da ciascuno Stato (l'elenco degli Stati aderenti alla convenzione e delle autorità incaricate è disponibile sul sito della Conferenza di Diritto Internazionale Privato dell'Aja www.hcch.net).

Non è mai possibile (tranne per i documenti rilasciati dai Consolati stranieri presenti nel nostro Stato) provvedere in Italia alla legalizzazione di un documento rilasciato all'estero.

L'elenco delle convenzioni e degli accordi internazionali che prevedono l'esenzione dalla legalizzazione è reperibile in ATRIO, l'archivio dei trattati online del Ministero degli Affari Esteri raggiungibile all'indirizzo http://itra.esteri.it.

 

Rettifiche e correzioni

Gli atti di Stato civile, una volta conclusa la loro formazione (cioè successivamente all'apposizione della firma dell'ufficiale dello stato civile), non possono essere modificati e/o corretti se non con la procedura giudiziale della rettificazione da richiedere al Tribunale competente per territorio con le modalità previste dagli artt. 95 e 96 del Regolamento dello Stato civile (d.P.R. n. 396/2000). 

Nel caso in cui la correzione necessaria dipendesse da un errore materiale precedentemente commesso dall'ufficiale dello stato civile (senza prescrizione temporale), sarà quest'ultimo (anche se persona diversa da colui che commise l'errore) a poter provvedere direttamente alla sua rimozione senza ricorrere alla rettificazione giudiziale, con una procedura semplificata individuata dall'art. 98, comma 1, nell'apposizione di una annotazione. 

Di questa operazione l'Ufficiale dello Stato civile dovrà dare obbligatoria comunicazione agli interessati e al Procuratore della Repubblica con modalità certificata (raccomandata con avviso di ricevimento, notificazione o posta elettronica certificata) in quanto legittimati a proporre ricorso al Tribunale competente, entro il termine di 30 giorni da quando ne avranno avuto conoscenza. Una semplice comunicazione dovrà altresì essere fornita al Prefetto del luogo, al quale spetta l'onere della vigilanza sull'operato degli Uffici dello Stato civile.

Il Ministero dell'Interno, nel corso degli anni, ha modificato l'interpretazione fornita relativamente a questa procedura di correzione di errore materiale, ammettendola estensivamente anche per circostanze che inizialmente erano state escluse. 

Con nota prot. 5999, 4 giugno 2008, riformando le precedenti interpretazioni, il Ministero dell’Interno ha chiarito che si possa parlare di errore materiale - e quindi la soluzione consiste nell'annotazione di correzione e non nella rettifica giudiziale - in tutti i casi in cui si evidenzi una discrepanza "chiaramente percepibile" tra il contenuto dell'atto e la documentazione di supporto. 

L'unico limite confermato è quello che la correzione apportata non vada a modificare i diritti di status conseguiti con l'atto o da esso evidenziati.

L'errore materiale, inoltre, può anche essere stato commesso non per una svista dell'Ufficiale dello Stato civile ma anche a causa di inesattezze contenute nella documentazione di appoggio utilizzata per la formazione dell'atto. 

L'annotazione prevista dall'art. 98 d.P.R. cit. non dispone di una formula consolidata e tipizzata nel formulario ministeriale. Per ovviare a questa mancanza il Ministero - sempre nella nota 5999/2008 - ha proposto, per la correzione di errore materiale, l'apposizione di una dicitura del seguente contenuto e tenore: «Ai sensi dell'art. 98, comma 1, del d.P.R. n. 396/2000, l'atto soprascritto (o controscritto) viene corretto nel senso che dove è scritto ... deve leggersi e intendersi ... ».

Annotazioni

Le modifiche e le integrazioni che si rendesse necessario apportare agli atti successivamente alla loro formazione, potranno essere registrate attraverso l'apposizione di apposite annotazioni, il cui testo (per ogni evenienza, necessità e argomento) è stabilito in modo vincolante dal Ministero dell'Interno nel "formulario" (d.m. 5 aprile 2002 e ss.mm.ii.).

Esistono sostanzialmente due tipologie di annotazione: la prima che potremmo definire modificativa e si riferisce a variazioni che intervengono sui dati contenuti nell'atto (ad esempio il cambiamento di un nome o del cognome di una persona). In questo caso l'annotazione sarà oggetto di una specifica certificazione ma andrà integrata direttamente nel certificato inerente quell'atto (che sarà, quindi, nel nostro esempio compilato con il nome od il cognome mutati e non con quelli originari).

La seconda tipologia di annotazione ha, invece, natura additiva e viene ad aggiungere ulteriori elementi rispetto alla formulazione originaria dell'atto: è il caso, ad esempio, della annotazione di matrimonio o della annotazione relativa alla attivazione di una amministrazione di sostegno che vengono apposte sugli atti di nascita o delle annotazioni inerenti il regime patrimoniale che si appongono sugli atti di matrimonio e di unione civile. In questo caso dovranno essere oggetto di apposita distinta certificazione; più precisamente compariranno nella particolare forma di certificazione nota come "estratto per riassunto", mentre non se ne darà menzione nella certificazione ordinaria.

Restano sempre escluse dalla certificazione e dalla conoscibilità, ad ogni modo, le annotazioni relative alle adozioni con effetto legittimante (se non a seguito di autorizzazione del Tribunale per i minorenni alle condizioni previste dalla l. n. 184/1983) e le annotazioni che riportano notizie relative alla rettificazione di attribuzione del genere sessuale.

 

La certificazione

Relativamente agli atti dello Stato civile si possono rilasciare tre tipologie di certificazione, con differenti livelli di completezza di dati: il certificato, l'estratto per riassunto oppure l'estratto per copia integrale

Quest'ultimo, in base a quanto previsto dall'art. 177 d.l. n. 196/2003 (codice della privacy), è rilasciabile «solo ai soggetti cui l'atto si riferisce, oppure su motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovvero decorsi settanta anni dalla formazione dell'atto». Il Ministero dell'Interno, nel "Massimario" (disponibile sul sito della Direzione Centrale dei Servizi Demografici http://servizidemografici.interno.it) sostiene un'interpretazione ulteriormente restrittiva della norma, prevedendo che il computo dei settanta anni sia fatto con riferimento all'eventuale ultima successiva annotazione e non con riferimento alla data di formazione originaria dell'atto.

Nessuna limitazione è prevista per il rilascio di semplici certificati o di estratti per riassunto.

È da segnalare una singolare differenza, rispetto agli altri certificati di stato civile, prevista per il certificato dell'Unione civile, che deve essere rilasciato con i contenuti individuati dal comma 9 dell'art. 1, l. n. 76/2016, e dall'art. 70-quindecies del Regolamento dello stato civile (d.P.R. n. 396/2000): i dati anagrafici e la residenza delle parti; l'indicazione del regime patrimoniale scelto; i dati anagrafici e la residenza dei testimoni.

 

Le forme di certificazione

Il certificato

La certificazione di stato civile riporta i i dati anagrafici delle parti e la notizia dell'evento oggetto della certificazione (art. 450 c.c.).

Si rilascia a chiunque ne faccia richiesta.

Il certificato dell'unione civile

La certificazione dell'unione civile riporta i dati anagrafici delle parti, l'indicazione del regime patrimoniale e della residenza, oltre ai dati anagrafici ed alla residenza dei testimoni (art. 70-quinquiesdecies, d.P.R. n. 396/2000).

Si rilascia a chiunque ne faccia richiesta.

L'estratto per riassunto

Gli estratti degli atti dello stato civile sono rilasciati per riassunto, riportando le indicazioni contenute nell'atto stesso e nelle relative annotazioni (art. 106, d.P.R. n. 396/2000).

Si rilascia a chiunque ne faccia richiesta.

L'estratto per copia integrale

Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge (art. 106, d.P.R. n. 396/2000).

Il rilascio degli estratti degli atti dello stato civile è consentito solo ai soggetti cui l'atto si riferisce, oppure su motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovvero decorsi settanta anni dalla formazione dell'atto (art. 177, d.lgs. n. 196/2003).

 

Tutti i certificati desunti dallo stato civile, per effetto dell'art. 7, l. 29 dicembre 1990, n. 405, vengono sempre rilasciati in esenzione dall'imposta di bollo. 

Le certificazioni possono validamente essere rilasciate, oltre che dai Comuni che detengono gli atti iscritti (cioè gli atti originari, in quanto formati in linea di principio nel luogo dell'evento), anche dai Comuni che hanno depositato nei propri archivi le copie trascritte (in quanto Comuni di residenza di persone interessate da un evento avvenuto in un altro luogo). Atti iscritti e atti trascritti hanno la medesima efficacia probatoria e la medesima validità.

È  da segnalare, in conclusione, una significativa novità introdotta per la prima volta da d.P.R. n. 396/2000, in particolare con l'ultimo periodo del comma 2 dell'art. 108.

Occorre premettere che gli atti di Stato civile sono registrati, per ciascun evento, nel Comune dove ha luogo l'evento stesso e dove l'interessato ha - in quel tempo - la propria residenza. 

Una coppia di sposi, di cui lui residente a Roma e lei a Milano, contraggono matrimonio a Firenze: questo è il Comune in cui sarà trascritto l'atto originario, mentre una copia per la trascrizione sarà inoltrata ai Comuni di Roma e Milano.

Se nel corso della vita gli sposi dovessero cambiare residenza, i loro atti di Stato civile non li seguiranno ma resteranno saldamente registrati nei comuni di evento o di residenza a quel tempo. Quindi se la nostra coppia dovesse ad un certo punto trasferirsi a Venezia e necessitasse di un certificato di matrimonio, si dovrà sempre rivolgere al Comune di Firenze, o al Comune di Milano o al Comune di Roma, con un inevitabile dispendio di risorse ed energie. 

Per ovviare a tale inconveniente e per facilitare il rilascio della certificazione, il suddetto art. 108, ha previsto che i dati necessari per il rilascio di un certificato di Stato civile possano essere "desunti anche dagli atti anagrafici", cioè da quella banca dati che - contrariamente a quanto avviene per lo Stato civile - segue il cittadino in tutti i suoi successivi eventuali cambi di residenza. In applicazione di questa disposizione (che, a quanto risulta benché sia vigente ormai da molti anni, non ha riscontrato una diffusa applicazione ma piuttosto ha registrato numerose resistenze da parte degli uffici) la coppia in esempio ben potrebbe richiedere e ottenere il certificato di matrimonio anche nel nuovo Comune di residenza (da noi ipotizzato essere Venezia), senza doversi recare in altre amministrazioni territorialmente più distanti.

Il certificato sarà rilasciato ai sensi dell'art. 108, d.P.R. n. 396/2000 e, benché desunto dagli atti anagrafici, potrà a pieno titolo essere comunque considerato un certificato di Stato civile: ciò comporterà anche un conseguente beneficio economico in considerazione del fatto che, come abbiamo visto, per effetto dell'art. 7 l. n. 405/1990, contrariamente a quanto avviene per i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile sono sempre esentate dall'imposizione del bollo (il cui valore attuale è di € 16,00 per ciascun certificato).

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